MEMBUAT DOKUMEN UTAMA PADA MS. WORD

Membuat dokumen utama
Pada menu bar, klik Tools. Dari menu pull down, pilih Letters & Surat, lalu pilih Mail Merge ... Sebuah task pane akan muncul di sebelah kanan kata dokumen. Di bawah Pilih jenis dokumen, pilih salah satu dari jenis dokumen berikut:
• Surat
• Amplop
• Label
• Direktori
Klik Next: Menjalankan dokumen di bagian bawah panel tugas
Memilih dokumen awal

Kedua paling umum jenis dokumen surat dan label.
Surat:
Di bawah Pilih memulai dokumen, pilih salah satu dari tiga pilihan:
• Gunakan dokumen saat ini akan memungkinkan Anda untuk mulai dari dokumen aktif ditampilkan pada layar.
• Mulai dari template akan memungkinkan Anda untuk mulai dari yang siap digunakan bentuk yang dapat dimodifikasi.
1. Klik Mulai dari template.
2. Klik Pilih template ...
3. Pada tab Mail Merge di kotak dialog Pilih Template, pilih template yang Anda inginkan, dan kemudian klik OK.
• Mulai dari dokumen yang sudah ada akan memungkinkan Anda untuk bekerja pada dokumen mail merge yang ada.
1. Klik Mulai dari dokumen yang sudah ada.
2. Dalam kotak Mulai dari yang sudah ada, pilih dokumen yang Anda inginkan, kemudian klik Buka ... Jika Anda tidak melihat dokumen, klik More files ..., kemudian klik Buka ...
3. Dalam kotak dialog Open, cari dokumen yang Anda inginkan, dan kemudian klik Buka.
Klik Next: Pilih penerima di bagian bawah panel tugas
Label:
Ubah tata letak dokumen:
1. Klik pada pilihan Label ..., kotak dialog berikut akan muncul.

2. Anda dapat memilih jenis tertentu label dengan Label produk dan jumlah produk.
3. Anda dapat menyesuaikan tinggi dan lebar label dengan mengklik Details ...
Mulai dari yang sudah ada: Pilih pilihan ini jika Anda telah menyimpan dokumen label yang ada di Word format.
Klik Next: Pilih penerima di bagian bawah panel tugas
Memilih penerima
Proses pemilihan penerima adalah sama untuk membuat Surat dan Label. Di bawah Pilih penerima, pilih salah satu dari tiga pilihan:
• Gunakan daftar yang ada akan memungkinkan Anda untuk menggunakan file dan alamat dari sebuah file atau database.
1. Untuk mencari file yang sudah ada, pilih Browse ... dan menavigasi jalan ke file.
2. Jika sumber data adalah lembar kerja Excel yang memiliki data tentang beberapa tab, pilih tab yang berisi data yang Anda inginkan. Klik OK.
3. Semua entri dalam sumber data sekarang akan muncul di jendela Mail Merge Recipients, di mana Anda dapat mengedit daftar penerima. Klik OK ketika selesai.
4. Untuk mengubah file klik pada Pilih daftar yang berbeda ...
5. Untuk mengedit daftar penerima klik Edit lis t. .. (sumber data)
• Buat daftar alamat baru sederhana akan memungkinkan Anda untuk membuat daftar kontak baru.
1. Di bawah Pilih penerima, klik Ketik daftar baru.
2. Klik Buat ..., jendela berikut akan muncul.



3. Dalam jendela Daftar Alamat Baru, jenis data yang ingin Anda sertakan di bawah Masukkan informasi Alamat misalnya, judul, nama, dan informasi alamat. Anda tidak perlu mengisi setiap bidang. Jika Anda ingin mengedit nama field, klik pada tombol Customize ..., dan Daftar Alamat Customize window akan muncul. Menambahkan, menghapus atau merubah nama nama field yang Anda inginkan.



4. Untuk membuat entri lain, klik New Entry.
5. Ulangi langkah 3 dan 4 sampai Anda telah menambahkan semua entri yang Anda inginkan, dan kemudian klik Tutup.
6. Dalam Simpan Daftar Alamat jendela, ketik nama untuk daftar data di lapangan nama file, lalu pilih folder untuk menyimpan daftar masuk Secara default, daftar alamat disimpan dalam folder My Data Sources. Cara terbaik adalah untuk menyimpan file di sana sejak Microsoft Word secara default mencari data dalam folder tersebut, sehingga Anda tidak perlu menavigasi melalui file dan folder ke lokasi itu.
7. Klik Simpan.
8. Kontak dalam daftar yang baru akan muncul pada Mail Merge Recipients jendela di mana Anda dapat mengedit daftar.
Dalam jendela Mail Merge Recipients, pilih penerima yang Anda inginkan dengan mencentang kotak di sebelah penerima. Untuk mengurutkan daftar, klik judul kolom item yang ingin Anda urutkan. Untuk menyaring item dalam daftar klik tanda panah di samping kolom judul item yang ingin Anda filter oleh dan pilih salah satu dari berikut ini:
• Kosong menampilkan semua record di mana isian yang sesuai kosong.
• Nonblanks menampilkan semua record di mana isian yang sesuai berisi informasi. Jika sumber data Anda berisi catatan yang berbagi informasi yang sama, dan ada sepuluh atau lebih sedikit nilai-nilai unik di kolom, Anda dapat menyaring berdasarkan informasi yang spesifik.


Jika tanda panah di sebelah setiap kolom pos adalah biru, bahwa kategori ini adalah nama-nama penyaringan. Untuk menampilkan semua penerima lagi, klik dan biru panah dan pilih Semua.
Untuk memeriksa semua nama dalam daftar penerima Anda, klik Pilih Semua. Untuk hapus tanda centang semua nama, klik Clear All.
Klik OK untuk kembali ke Mail Merge Wizard.
Jika Anda membuat surat formulir, klik Next: Tulis surat Anda.
Jika Anda membuat label, klik Berikutnya: Atur label Anda.
Format surat dan label
Jika Anda membuat surat formulir, ketik teks yang ingin Anda muncul dalam setiap bentuk surat. Masukkan menggabungkan bidang di mana Anda ingin menggabungkan nama, alamat, dan data lain dari sumber data (yaitu daftar penerima) dengan mengklik di mana saja yang Anda inginkan dalam dokumen utama untuk memasukkan lapangan. Kemudian klik pada More Produk dan masukkan lapangan individu. Anda juga dapat menggunakan Greeting Alamat blok dan baris. Rincian lebih lanjut akan ditemukan di bawah ini.
Jika Anda membuat label, Anda dapat menggunakan Alamat blok atau lebih Produk untuk mengedit label. Jika Anda ingin setiap label untuk ditampilkan dalam format yang sama, klik Memperbarui semua label di bawah Label bereplikasi.
• Alamat blok
1. Klik Alamat blok ...
2. Masukkan Alamat di Blok jendela, pilih alamat elemen yang ingin Anda sertakan dan format yang Anda inginkan, dan kemudian klik OK.
3. Jika kotak dialog Match Fields muncul, Microsoft Word mungkin telah dapat menemukan beberapa informasi yang dibutuhkan untuk alamat blok. Klik tanda panah di sebelah tidak cocok, dan kemudian pilih bidang dari sumber data Anda yang sesuai dengan bidang yang diperlukan untuk mail merge.
• Greeting line
1. Klik Greeting baris ...
2. Pilih format salam (salam, format nama, dan tanda baca berikut ini.)
3. Pilih teks yang ingin Anda muncul dalam kasus di mana Microsoft Word tidak bisa menafsirkan nama penerima.
4. Klik OK.
5. Jika muncul jendela Fields Match, Word mungkin telah dapat menemukan beberapa informasi yang dibutuhkan untuk garis salam. Klik tanda panah di sebelah tidak cocok, dan kemudian pilih bidang dari sumber data Anda yang sesuai dengan bidang yang diperlukan untuk mail merge.
• Pilihan Produk

1. Klik More items ...
2. Pilih salah satu dari berikut ini:
(a) Alamat Fields akan memungkinkan Anda untuk memilih dari bidang alamat yang secara otomatis akan peta ke bidang yang sesuai dalam sumber data Anda, bahkan jika ladang sumber data tidak memiliki nama yang sama dengan bidang Anda.
(b) Database Fields akan memungkinkan Anda untuk memilih dari bidang-bidang yang selalu mengambil data langsung dari kolom dalam database.
3. Pada jendela Fields, klik bidang yang Anda inginkan.
4. Klik Insert, dan kemudian klik Tutup.
5. Jika muncul jendela Fields Match, Microsoft Word mungkin telah dapat menemukan beberapa informasi yang dibutuhkan untuk memasukkan lapangan. Klik tanda panah di sebelah tidak cocok, dan kemudian pilih bidang dari sumber data Anda yang sesuai dengan bidang yang diperlukan untuk mail merge.
Jika Anda membuat surat formulir, klik Next: Gambaran surat-surat Anda.
Jika Anda membuat label, klik Next: Preview label Anda.
Preview surat dan Label
• Untuk melihat pratinjau item secara berurutan, klik panah di bawah Preview huruf / label pos.
• Untuk mencari item tertentu, klik Find penerima ..., dan kemudian masukkan Find kriteria di lapangan.
• Untuk mengubah daftar penerima, klik Edit daftar penerima ..., dan membuat perubahan dalam jendela Mail Merge Recipients.
Klik Next: Complete Gabung di bagian bawah panel tugas
Lengkapi menggabungkan
Edit Masing-masing huruf / label
• Klik Edit setiap surat / label ...
• Dalam Gabung ke Dokumen Baru jendela, pilih catatan yang ingin Anda bergabung.
• Klik OK.
• Microsoft Word akan membuat dokumen digabung baru.
• Untuk personalisasi individu dokumen, gulir ke informasi yang ingin Anda edit, dan membuat perubahan Anda.
• Mencetak atau menyimpan dokumen seperti yang akan Anda teratur setiap dokumen.
Cetak huruf / label
• Jika Anda pribadi barang dan dokumen gabungan aktif pada menu File, klik Print.
• Jika Anda ingin mencetak secara langsung dari mail merge task pane, klik Print ... di bawah Gabung pos. Dalam Gabung ke jendela Printer, pilih opsi yang Anda inginkan, dan mencetak.
Simpan surat digabung / label
Dalam kebanyakan situasi, Anda tidak perlu menyimpan dokumen digabung. Ini lebih sederhana dan lebih bermanfaat untuk menyimpan dokumen utama dan menggabungkan lagi jika anda memerlukan salinan lain. Di bawah ini adalah contoh dari saat-saat ketika Anda mungkin ingin menyimpan dokumen gabungan:
• Anda ingin menyimpan sebuah salinan arsip surat, termasuk kepada siapa mereka dikirim.
• Anda telah dipersonalisasi masing-masing huruf atau label dalam penggabungan, dan ingin menyimpan perubahan tersebut.
Jika Anda ingin menyimpan dokumen gabungan, mengumpulkan file bergabung ke dalam satu dokumen dengan mengklik Edit setiap surat / label. Dalam Gabung ke Dokumen Baru jendela, pilih salah satu dari berikut ini:
• Untuk menggabungkan semua dokumen, klik Semua.
• Menggabungkan hanya dokumen yang Anda lihat dalam jendela dokumen, klik Current catatan.
• Untuk menggabungkan berbagai dokumen, klik Dari, dan kemudian ketik nomor catatan dalam Dari dan Untuk kotak.
Klik OK.
Microsoft Word akan membuka salah satu dokumen baru yang berisi semua surat individu. Simpan dokumen seperti yang akan Anda teratur setiap dokumen.